Pourquoi déléguer à une assistante de formation en ligne ?

Pourquoi déléguer à une assistante de formation en ligne ?

Le e-learning est une industrie en plein essor depuis ses débuts.  

En tant que formateur en ligne, tu constateras peut-être que tu dois suivre la demande croissante et l’évolution des connaissances. Quel que soit le domaine dans lequel tu enseignes, tu constates que tu dois améliorer tes cours, mieux commercialiser et te concentrer davantage sur la communauté que tu construis.

Une formation en ligne représente beaucoup de travail.

Le processus de création des cours de contenu comprend des étapes qui pourraient être trop lourdes pour une seule personne. Il se peut que l’on ne dispose pas de toutes les compétences nécessaires à la présentation et à la commercialisation des cours, à la gestion de la communauté et au suivi client, sinon l’ensemble du processus peut devenir écrasant et long.

Suivre la liste croissante des tâches et les mises à jour nécessaires deviendra impossible à un moment donné et tu auras besoin d’aide.

Embaucher une assistante virtuelle (assistante eLearning ou assistante de formation )  qui complète tes compétences pourrait t’offrir infiniment plus d’opportunités de croissance car ton processus de création de cours est mieux géré et utilise des idées de différentes perspectives.

Parfois, les entrepreneurs indépendants sous-estiment la charge de travail et pensent qu’ils savent mieux ce que veulent leurs clients potentiels, alors ils assument tout le fardeau du processus sur eux-mêmes.

Tu peux être doué pour l’écriture et le transfert des connaissances sur le marketing basé sur les données, mais tes compétences en création et en montage vidéo peuvent avoir besoin de beaucoup d’améliorations pour t’amener au niveau supérieur.

De plus, répondre aux clients de manière rapide et efficace peut te rendre anxieux. Tu peux vite te retrouver avec des demandes de remboursement élevées en raison de ta lenteur à répondre aux demandes des clients. Une fois que tu auras intégré un assistante virtuelle de montage vidéo et une assistante du service client, tu pourras te concentrer sur ton super pouvoir : planifier et créer du contenu. Maintenant, tu peux envisager d’embaucher une assistante chef de projet qui pourrait également rejoindre l’équipe et servir de gestionnaire du processus. Il ne fait aucun doute que cette équipe sera mûre pour le succès.

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle de formation en ligne ?

Une assistante virtuelle, ou assistante de formation en ligne, est une main supplémentaire qui peut prendre en charge les autres tâches impliquées dans la création et la commercialisation du contenu du cours. Tu pourrais être tenté de t’ associer à quelqu’un pour la durée du projet. Non seulement cette personne partagera la charge de travail, mais elle te rendra également plus responsable de ta part du travail.

assistante de formation en ligne

Pourquoi devrais-tu déléguer à une assistante virtuelle de formation en ligne ?

Une assistante virtuelle fait exactement ce qu’une assistante ferait pour toi et même plus. Les tâches que tu gères toi-même peuvent être cochées. Lorsque tu as une assistante virtuelle compétente, cela te laisse plus de temps pour te concentrer sur la qualité du contenu du cours.

En termes simples, l’embauche d’une assistante virtuelle pour t’aider lors de la création d’une formation en ligne rend le processus moins fastidieux.

Comme ton assistante n’a pas besoin d’être physiquement présente, tes choix ne se limitent pas aux personnes qui t’ entourent. Tu peux chercher plus loin et plus large lorsque tu embauches quelqu’un. Tu peux être assuré que les frais généraux sont minimes – tu n’as pas besoin de payer pour un bureau ou d’acheter des fournitures de bureau.

L’embauche d’une assistante virtuelle pour créer une formation en ligne peut t’ éloigner de nombreuses responsabilités.

13 Tâches qu’une assistante virtuelle de formation en ligne peut faire pour toi

  • Effectuez des études de marché avant de lancer et de promouvoir tes cours.

  • Montage et mise en forme vidéo.

  • Aide aux relations publiques et au développement de la marque lorsque tu débutes. Elles peuvent également maintenir ton image publique pendant qu’elles y sont.

  • Organiser ta liste de tâches et ton emploi du temps. 

  • Publier sur les réseaux sociaux et coordonner tes promotions sur les réseaux sociaux.

  • Parler aux clients et compiler une liste de questions posées et recueillir leurs commentaires .

  • Mettre en place des procédures et des structures opérationnelles standard qui pourraient accélérer la création de ton contenu. Avec cela, tu peux facilement trouver un système qui fonctionne pour toi et le reproduire pour chaque nouveau cours.

  • Gérer tes e-mails pour te concentrer sur la recherche et la création de supports de cours.

  • Modérer tes webinaires et transcrire tes cours en direct afin qu’ils puissent être reproduits en tant que supports de cours et créer des supports de cours supplémentaires tels que des cahiers d’exercices et des annexes. Elles pourraient également résumer ton cours en petits morceaux pour les prospects ou créer un article de blog rempli de graphiques ou d’illustrations.

  • Télécharger tes cours sur de nombreux sites Web et plateformes d’apprentissage en ligne et commercialiser tes cours sur les réseaux sociaux.

  • Gérer ton site Web et réutiliser ton contenu pour une utilisation sur d’autres formes de médias.

  • Assurer le suivi des commandes et des transactions financières (comptabilité) ainsi que la gestion des relations après-vente.

L’une des choses que tu devrais considérer lorsque tu souhaites déléguer à une assistante virtuelle est la liste des choses que tu veux qu’elle fasse pour toi. Si les tâches auxquelles elles participeraient couvrent divers aspects, tu devrais rechercher une « assistante polyvalente ». Une « spécialiste » dans ce domaine répondrait mieux aux besoins qui correspondent à une partie particulière de ton travail. 

Une « assistante polyvalente » est compétente dans divers domaines et peut assumer une variété de tâches sur ta liste. De petites actions qui jonchent le calendrier de ton projet, de la création de présentations à la gestion de l’inventaire en passant par la gestion des e-mails, le pouvoir d’un « assistante polyvalente » ne s’arrête qu’au nombre exact de chapeaux qu’elle peut porter.

Si tu recherches la rapidité et une partenaire qui travaillera avec toi à chaque étape, la « polyvalente » pourrait être précisément ce dont tu as besoin.

Cependant, trouver une bonne «assistante polyvalente » n’est pas facile car il faudrait que la personne ait une grande variété de vertus et de compétences parfois contradictoires. Par exemple, souvent si une personne est analytique et technique, son côté créatif n’est pas aussi développé. 

La « spécialiste », quant à elle, est généralement une experte dans un domaine. Les assistantes virtuelles spécialisées sont extrêmement utiles lorsque tu manques de compétences dans un domaine particulier.

Tu peux collaborer avec une assistante spécialisée pour gérer un aspect particulier du projet. Comme ce sont des expertes, elles sont plus susceptibles de travailler beaucoup plus rapidement que tu ne le pourrais et de fournir des résultats de meilleure qualité.

L’un des avantages d’une assistante virtuelle spécialisée est que la qualité de ton travail s’améliorera et tu pourrais apprendre beaucoup de la spécialiste car elle fournit des informations importantes sur les processus impliqués dans cet aspect.

Quelles compétences devrais-tu rechercher chez une assistante virtuelle ?

Ton assistante de formation en ligne participerait aux tâches liées à la création, à la publication et à la commercialisation de contenu en ligne.

Qu’elle soit « polyvalente » ou « spécialiste », elle devra posséder un ensemble particulier de compétences pour pouvoir te servir efficacement.

6 compétences techniques que ton assistante virtuelle doit posséder

 
  • Capacité à utiliser les logiciels de montage vidéo 

  • Comprendre le fonctionnement des sites Web et maîtriser l’optimisation SEO.

  • Savoir naviguer et travailler avec les plateformes d’apprentissage en ligne.

  • Bonnes compétences en rédaction.

  • Bonnes capacités de recherche.

  • Compétences en conception graphique pour aider à la création de présentations et de matériel promotionnel graphique.

  • Compétences de base en gestion de projet pour assurer le bon déroulement de la création de ta formation e-learning.

De plus, tu ne dois pas oublier les compétences non techniques qu’une assistante de formation en ligne doit posséder. Ce sont elles qui te feront non seulement embaucher la personne, mais t’ aideront également à maintenir une relation de travail fructueuse. 

6 compétences non techniques que ton assistante virtuelle doit posséder

  • Excellentes compétences en communication.

  • Compétences organisationnelles supérieures car personne ne veut d’une assistante désorganisée.

  • Ingéniosité.

  • Analytique.

  • Créative.

  • Compétences de gestion du temps.

  • Elle doit être une personne qui se motive. Elle sait gérer les tâches avec peu ou pas de supervision.

  • Elle doit être minutieuse. Unee bonne assistante virtuelle doit être capable de prêter attention aux petits détails.

 

Chaque étape de ton entreprise, même la recherche nécessaire à la création de ta formation, peut être effectuée par une assistante virtuelle afin que tu puisses être libre de générer des formations de haute qualité pour ton public.

 

3 étapes puissantes pour créer un plan de formation qui se démarque

3 étapes puissantes pour créer un plan de formation qui se démarque

Tu es prêt à définir ton plan de formation. Mais tu ne veux pas simplement mettre des chapitres et des modules qui se suivent et appeler cela un plan de formation. Tu veux que le contour ait un sens et se démarque. Cet article est pour toi même si tu as déjà une formation ou que tu y réfléchis. 

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de procéder. En fait, tu peux absolument trouver plusieurs techniques en ligne, comme utiliser des post-its et les organiser dans un ordre spécifique.

Brisons ce schéma et faisons les choses un peu différemment. Insufflons de la vie et de l’énergie à ta formation dès le début.

Utilisons des questions pour le rendre pratique pour toi. Au fur et à mesure que tu parcours les questions, approfondis autant que possible. Plus tu approfondiras, plus les idées se mettront en place et celles qui font partie de l’esquisse commenceront à s’éclairer.

La première étape est la clarté.

  • En quoi consiste ta formation ?

  • C’est pour qui ? 

  • Qu’est-ce que quelqu’un obtient en suivant ta formation ?

La clarté est la clé de tout ce que nous faisons. Le but de la création d’un plan de formation est d’amener tes clients à travers un parcours naturel et progressif qui les mène aux résultats qu’ils souhaitent. Lorsque tu es clair sur ces résultats, la méthodologie et les clients spécifiques que tu aimerais avoir pour suivre ta formation, tu la transmettras facilement à travers ton plan également.

La clarté est également importante pour tes clients. Plus tu es clair, plus tes clients le seront.

La deuxième étape est la connexion.

  • De quoi parle ton message?

  • Pourquoi le message doit-il être diffusé ?

  • Comment aimerais-tu que tes clients se sentent pendant qu’ils suivent ta formation ?

Ton message donne le ton de la formation. Cela t’amène dans cet endroit motivant et inspirant. Et fait de même pour tes clients.

Lorsque tu créés un plan de formation, ne saute pas la partie sentiment. Chaque fois que tu travailles sur la formation, invite ce sentiment dans le processus créatif. Travaille à partir de ce sentiment. Pense à un moment ou à une histoire qui t’a fait ressentir cela. Ceci est incroyablement puissant lors de la création d’une excellente expérience client.

De cette façon, tu créeras un contour cohérent.

étapes plan formation

La troisième étape est le flux.

Imagine le parcours de tes clients. Donne un nom à ton client. Tu es leur mentor et vous marchez ensemble, côte à côte, dans une forêt. C’est l’été. Le soleil brille à travers les feuilles. Les oiseaux chantent.

C’est la première étape de leur apprentissage. 

 

  • Comment voudrais-tu qu’ils se sentent? 

  • Que doivent-ils savoir et faire pour se sentir ainsi ? 

  • Comment appellerais-tu cette première étape ?

Ensuite, tu passes à la deuxième étape. Identifie le sentiment, puis les connaissances essentielles et les étapes d’action qu’ils doivent accomplir pour avancer dans leur voyage. Nomme cette étape.

Continue jusqu’à ce que tu atteignes la fin du parcours de ton client. Tu es à la lisière de la forêt et ils sont prêts à conquérir le monde. Ils ont appris de toi. Ils ont pris des mesures. Il est temps pour leur prochaine aventure.

Avant qu’ils ne partent, vous repensez tous les deux au voyage que vous avez fait ensemble. Et survolez chaque étape pendant quelques secondes, en les résumant en quelques lignes.

Une fois que tu as tracé le parcours, c’est-à-dire décrit ta formation, fais une introduction sur chaque section ou étape afin que tes clients sachent ce qui va se passer, ce dont ils ont besoin et à quoi s’attendre.

Astuce mystère

Répond à ces questions à voix haute. Imagine que tu prononces un discours sur ces étapes exactes qui font partie de ton plan. Le public est ravi de découvrir ta formation. Les multiples étapes que traverse une personne. Peux-tu rendre la présentation de l’esquisse plus intéressante ?

Amuse-toi avec ce processus. 

Sache que le contour évolue. Considère ta formation comme un organisme vivant et respirant qui grandit avec le temps. Tout change et évolue. N’essaye pas de tout rendre parfait car la perfection n’existe pas. Ce que nous percevons comme parfait n’est de toute façon pas le même pour quelqu’un d’autre.

Concentre-toi sur l’essentiel. 

N’essaye pas d’ajouter des étapes juste pour avoir plus de contenu dans la formation. Les gens n’achètent pas de formation pour occuper leur temps avec un tas de leçons et de modulesIls veulent un résultat. Ils veulent apprendre quelque chose de cool. Ils veulent passer par une transformation. Ils veulent réaliser quelque chose. Et si tu peux les aider à le faire en deux fois moins de temps que cela prendrait normalement, tu as l’avantage. Cela dit, assure-toi que les étapes de ce plan sont puissantes et dignes d’être expérimentées.

Va au-delà de l’idée d’une formation.

Considère cela comme une expérience client incroyable que tu offres. N’essaye pas de résister aux idées qui te viennent naturellement. L’expertise est déjà en toi. Le contour est la façon dont tu l’exprimes de manière contenue. Parce que ton expertise est sauvage. Le contour est une façon de l’apprivoiser pour servir un but précis.

Il est temps de créer ce contour. Si tu te retrouves dans un état de vide complet et que rien ne te vient à l’esprit, va faire quelque chose pour lequel tu es absolument doué. Et reviens ensuite à la planche à dessin, permettant aux idées inspirées de circuler.

10 façons d’avoir une top collaboration avec votre assistante virtuelle

10 façons d’avoir une top collaboration avec votre assistante virtuelle

Les assistantes virtuelles sont recherchées de nos jours pour leur polyvalence – c’est la réalité de l’époque contemporaine. Les grandes sociétés y ont recours, tout comme les petites entreprises. Et elles sont particulièrement populaires auprès des start-ups et des solopreneurs.

Si vous n’avez pas encore d’assistantes virtuelles, il y a de fortes chances que vous fassiez appel à ses services à l’avenir. Peu importe que vous travailliez sur un projet passionnel, que vous vous efforciez de rédiger ce livre ou que vous construisiez le prochain Apple dans votre garage, les assistantes virtuelles feront probablement partie de votre avenir.

Et l’un des défis auxquels vous serez probablement confronté le moment venu, ou auxquels vous êtes probablement confronté aujourd’hui si vous collaborez avec une assistante indépendante, est de maintenir une collaboration au top.

Les conseils suivants ne sont spécifiques à aucun secteur d’activité et la plupart d’entre eux ne coûtent rien ou très peu :

Parlez régulièrement avec votre assistante virtuelle

Parlez avec votre assistante

La première règle est toujours un flux de communication régulier. Vous pouvez organiser une “session stratégique” hebdomadaire ou à un moment convenu avec votre assistante, au cours de laquelle vous discutez du travail et partagez quelques mots inspirants avec elle.

Cela ne fera pas qu’encourager le zèle professionnel, mais permettra également de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, ce qui vous aidera également à suivre le travail !

Utilisez les appels “vidéo” avec votre assistante virtuelle

Utilisez les appels vidéo avec votre assistante

Communiquer par voie numérique augmente les risques de malentendus, ce qui peut souvent conduire à la frustration. Utilisez les appels vidéo pour éviter de tels problèmes et vous assurer que votre assistante virtuelle a bien compris sa mission.

Votre énergie positive en tant que leader peut être rayonnée davantage dans un appel vidéo que dans un appel téléphonique normal. 

Partagez la vision globale de votre entreprise avec votre assistante virtuelle

Partagez la vision globale de votre entreprise

Donnez à votre assistante virtuelle un aperçu de vos buts et objectifs généraux. Cela garantit un sentiment d’appartenance pendant qu’elle travaille sur vos projets.

En lui présentant une vue d’ensemble, vous l’aidez à comprendre comment son travail contribuera à quelque chose de beaucoup plus grand. Cela suscite une motivation constante.

Appréciez les contributions de votre assistante virtuelle

Appréciez les contributions de votre assistante

Vous avez peut-être engagé une assistante virtuelle pour accomplir facilement vos tâches banales, mais demandez-lui de partager ses idées simultanément.

Cet exercice positif de recherche d’idées peut lui permettre de se sentir plus autonomes et peut vous donner des idées nouvelles – qui peuvent être bénéfiques pour votre entreprise !

Soyez reconnaissant avec votre assistante virtuelle

Soyez reconnaissant avec votre assistante

Parfois, les projets prennent plus de temps que prévu et votre assistante virtuelle ne ménage pas ses efforts pour tout accomplir avec le même dévouement.

Dans ce cas, montrez-lui que vous appréciez ce qu’elle réalise et à quel point vous appréciez son temps.

Cela lui donne non seulement le sentiment d’être utile, mais cela lui donne aussi une raison de continuer à faire du bon travail.

Aidez votre assistante à se ressourcer

Aidez votre assistante à se ressourcer

Évitez de ne parler que du travail !

Lorsque vous ne travaillez pas dans un environnement physique, vous êtes confronté à de nombreuses complications numériques qui ne laissent pas toujours à votre assistante à distance la possibilité de se ressourcer.

Il existe de nombreuses façons d’aider votre assistante virtuelle à se socialiser et à se revitaliser à distance. Vous pouvez créer des événements en ligne tels que des “happy hour”  décontractés pour vous assurer que votre assistante puisse souffler un peu de son travail monotone et s’amuser avec vous autour d’un apéro virtuel par exemple.

Cela renforcera votre complicité et votre collaboration.

Reconnaissez les réalisations de votre assistante virtuelle

Reconnaissez les réalisation de votre assistante

“Bravo, tu t’es surpassée dans le dernier projet”.

De tels éloges peuvent remonter le moral de votre VA et la pousser à travailler plus dur – lorsqu’elle sent que son travail est reconnu. Un peu de reconnaissance pour un travail bien fait l’ encouragera.

Donnez du feedback à votre assistante web

Donnez du feedback à votre assistante

Un feedback constructif, non seulement positif mais aussi optimal, à la fin de chaque tâche peut être bénéfique pour l’entreprise.

Il n’y a pas besoin de faire d’effort pour donner à votre assistante virtuelle un véritable retour d’information, qui pourra être utilisé et appliqué à l’avenir pour continuer à fournir un travail exceptionnel et sans erreur.

Offrez des opportunités de leadership à votre assistante

Donnez du leadership à votre assistante

Quelle que soit la nature d’une tâche, l’un des tournants importants de la motivation est lorsqu’un collaborateur se voit offrir un rôle de leader.

Après un certain temps, demandez à votre assistante virtuelle de s’occuper de l’ensemble du projet plutôt que d’une seule partie. Cela contribuera à sa croissance générale et à sa confiance.

Equipez votre assistante virtuelle d’outils

Fournissez des outils à votre assistante

Lorsque vous fournissez à votre assistante virtuelle tous les outils dont elle a besoin pour accomplir son travail, sa productivité augmente.

Qu’il s’agisse d’un logiciel de conception ou d’un outil de mots-clés en ligne, le fait de fournir à votre assistante virtuelle toutes ces ressources facilite la transition de l’ensemble du processus – ce qui garantit une exécution plus rapide !

Commencez dès aujourd’hui ; encouragez votre assistante virtuelle !

Avoir une assistante virtuelle travailleuse et dévouée est un joyau pour votre entreprise. Et le succès global de votre organisation dépend de la façon dont vous maintenez une relation harmonieuse avec elle.

Sans aucun doute, il est important de garder votre assistante virtuelle motivée, afin d’obtenir d’elle des résultats impeccables. Alors, mettez en pratique ces idées de motivation dès aujourd’hui, et regardez comment elles inspirent votre assistante virtuelle, mais aussi comment elles suscitent la confiance et la loyauté !

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Il vaut mieux déléguer la technique afin de se recentrer sur son expertise.

Vous pouvez me contacter afin de discuter de vos projets et nous verrons ensemble comment je peux vous faire gagner un temps précieux.