Comment déléguer à une assistante virtuelle quand tu as besoin d’aide ?

Comment déléguer à une assistante virtuelle quand tu as besoin d’aide ?

La délégation est l’une des choses les plus difficiles qu’un entrepreneur doit apprendre à faire. Pour de nombreux chefs d’entreprise, il peut être très difficile de lâcher prise, surtout si tu as l’habitude de faire des choses pour toi-même, par toi-même.

C’est gratifiant de construire quelque chose pour soi à partir de zéro. Et, la satisfaction du succès du bricolage selon tes propres conditions est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses personnes démarrent leur propre entreprise en premier lieu. Mais pour qu’une entreprise se développe, il arrive un moment où tu dois considérer que la gestion quotidienne de ton entreprise ronge le temps qui pourrait être consacré aux ventes, aux clients ou aux heures facturables. Si tu te sens stressé ou débordé en essayant de tout faire par toi-même, il est temps d’envisager de déléguer à une assistante.

Déléguer ne signifie pas renoncer au contrôle de ton entreprise.

Lorsque tu externalises des tâches et des projets, tu peux avoir l’impression de perdre le contrôle de ton entreprise. Dans un sens, tu donnes un certain contrôle parce que tu comptes sur quelqu’un d’autre pour exécuter quelque chose de manière fiable pour toi. Mais avec le temps et avec la bonne assistante virtuelle comme partenaire, toute peur de perdre le contrôle sera atténuée. Lorsque tu travailles avec quelqu’un qui sait ce qu’il fait, quelqu’un qui peut constamment atteindre ou même dépasser tes propres résultats, déléguer deviendra un soulagement.

Déléguer te permet d’éliminer les tâches qui prennent du temps dans ton emploi du temps. Cela te permettra de te concentrer sur d’autres tâches plus importantes qui génèrent des revenus. Lorsque tu délègues, tupratiques les compétences nécessaires au succès global de l’entreprise : planification, organisation, communication et travail d’équipe. La plupart des entrepreneurs et des dirigeants qui réussissent te diront qu’apprendre à déléguer efficacement leur a permis d’atteindre de plus grands niveaux de réussite.

La délégation est l’art de travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Les avantages d’une délégation efficace

Une délégation efficace peut être bien plus qu’un simple déplacement des tâches administratives fastidieuses de ton assiette. Découvre les avantages d’obtenir de l’aide et de déléguer des tâches !

Les chefs d’entreprises, les entrepreneurs et les web-entrepreneurs occupés qui ont appris à déléguer à une assistante virtuelle bénéficient de toute une série d’avantages, notamment :

Augmentation du temps disponible pour travailler sur d’autres choses (ou ne pas travailler du tout, pour changer). En déléguant les tâches administratives à une assistante virtuelle, tu auras plus de temps disponible pour travailler sur les tâches axées sur les revenus telles que : faire des ventes ; établir des liens avec des clients existants, nouveaux et potentiels ; planifier ton prochain livre/produit/conférence/événement/vente, etc. Déléguer à une assistante virtuelle signifie plus de temps pour les choses qui sont importantes pour toi.

Diminution des niveaux de stress. Lorsque tu délègues des tâches répétitives, des projets pour lesquels tu n’es pas qualifié ou sur lesquels tu n’aimes pas travailler, ou d’autres éléments qui te tiennent trop occupé et surmené, tu réduis la quantité de stress dans ta vie. Ce faisant, tu constateras également que les congés et les vacances sont plus agréables car tu auras l’esprit tranquille. Déléguer à une assistante virtuelle te libère du cercle vicieux du stress et des inquiétudes vécu par de nombreux entrepreneurs qui essaient de tout faire par eux-mêmes.

Productivité accrue. Avec tout ce temps supplémentaire sans stress à ta disposition, tu en feras plus, tu te sentiras et seras plus créatif, et tu aborderas le travail que tu aimes faire avec un nouveau sens de l’engagement et de l’enthousiasme. Déléguer à une assistante signifie gagner en productivité au quotidien, et en termes d’objectifs commerciaux à long terme et futurs.

Efficacité accrue. Imagine ce que ce serait d’avoir une assistante virtuelle qui est ta partenaire dans ton engagement envers la croissance et le développement de ton entreprise. Même juste une heure par jour ! Combien de travail supplémentaire serait fait? Combien de tâches qui semblent ne jamais aboutir pourrais-tu retirer de ta liste de tâches ? Déléguer à une assistante virtuelle signifie une efficacité accrue dans tes opérations commerciales quotidiennes.

Tu crains peut-être que ton entreprise soit trop petite pour bénéficier de la délégation de tâches à une assistante virtuelle, ou que tu ne puisses pas trouver suffisamment de tâches pour occuper une assistante. Mais la réalité est que les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d’une délégation efficace.

Discutons des étapes clés d’une délégation efficace, y compris comment identifier ce qui doit être délégué et comment s’assurer que chaque tâche est gérée comme prévu.

avantages de la délégation

Détermine les tâches à déléguer

Déléguer est l’art de travailler plus intelligemment, pas plus dur , mais une délégation efficace est plus que d’assigner des tâches aléatoires ou de décharger des tâches en attente sur une assistante virtuelle.

Avant de pouvoir commencer à déléguer certains aspects de l’administration de ton entreprise, tu dois déterminer les tâches que tu confieras à ton assistante virtuelle. Lorsque tu commences à travailler avec une assistante, commence petit.

Prévois de déléguer des tâches qui libéreront un temps mesurable dans ton emploi du temps quotidien ou hebdomadaire. Les tâches de routine sont un point de départ idéal. Tu pourrais envisager de confier des tâches telles que la gestion des données des nouveaux clients, la tenue des registres des ventes ou les activités quotidiennes de gestion des réseaux sociaux.

Prévois de déléguer des tâches qui ne sont pas immédiatement urgentes. Bien sûr, délègue des tâches avec des délais, mais lorsque tu pratiques pour la première fois l’art de la délégation efficace, épargne-toi le souci d’un calendrier immédiatement crucial.

Prévois de déléguer des tâches qui ne t’obligent pas à donner accès aux informations, fichiers ou processus de l’entreprise que tu n’es pas encore à l’aise de partager. Le but de déléguer est d’atténuer le stress dans ta vie, pas d’en rajouter. Accorde-toi un laps de temps raisonnable pour te familiariser avec la délégation à ton assistante virtuelle. Cela te permettra de pratiquer l’art de déléguer sans trop mettre en jeu.

Au fur et à mesure que ta relation de travail avec ton assistante mûrit et que la confiance se développe, tu délègueras plus facilement des tâches sensibles plus importantes et opportunes. Ton assistante virtuelle en viendra à avoir une perspective précieuse de ton entreprise et sera en mesure de suggérer des tâches supplémentaires qu’elle pourrait réussir à enlever de ton assiette.

8 étapes pour gagner grâce à la délégation

En suivant ces étapes chaque fois que tu délègues un projet ou un nouvel ensemble de tâches, tu t’assures que tes demandes et la communication globale sont claires. Ces étapes t’aideront à éviter les malentendus, à te sentir en sécurité pour confier le travail à quelqu’un d’autre et à obtenir de meilleurs résultats finaux.

Voici les meilleurs conseils pour une délégation efficace.

Choisis la tâche. Sélectionne une tâche qui te libérera pour travailler sur d’autres choses plus importantes. Ou, choisis de déléguer quelque chose qui fournira une rampe de lancement pour un projet plus vaste et à long terme que tu as en tête mais que tu n’as pas trouvé le temps de réaliser toi-même.

Définis les résultats attendus. Naturellement, plus tu clarifies tes attentes, meilleur sera le résultat. Donne à ton assistante virtuelle plus qu’une simple tâche à accomplir, donne-lui des objectifs réalisables à atteindre.

Fournis une orientation. Dans la plupart des cas, une assistante virtuelle qui connaît ton entreprise ou ton secteur d’activité n’aura pas besoin de trop de directives. Cependant, tu voudras t’assurer de partager les informations spécifiques dont ton assistante aura besoin pour mener à bien le projet.

Invite aux suggestions. Après t’être assuré que ta demande et tes attentes sont claires, tu peux également demander des commentaires ou des suggestions sur la manière dont le projet pourrait être (mieux) exécuté, et toute autre contribution qu’elle pourrait avoir à offrir. N’oublie pas que ton assistante virtuelle est une experte à part entière et qu’elle aura ses propres opinions et processus précieux.

Détermine un laps de temps. Assure-toi de discuter du calendrier prévu de la tâche et de toutes les échéances cruciales. N’oublie pas que ton assistante virtuelle a probablement d’autres clients que toi ! Assure-toi que les délais d’exécution prévus sont réalistes pour tout les deux.

Résume. Une fois que toutes les informations ont été partagées et discutées, récapitulez brièvement ensemble ce qui sera fait, comment cela sera fait et quand cela sera fait. Cela aidera à découvrir toutes les questions restantes qui doivent être traitées.

C’est parti. Toutes mes félicitations! Tu viens de déléguer une tâche qui, autrement, allait grignoter ton emploi du temps et tu as créé plus de temps pour te concentrer sur autre chose. Maintenant, laisse ton assistante virtuelle passer à l’action.

Si tu as choisi une assistante virtuelle compétente et fourni des instructions et des attentes claires, tu peux désormais anticiper un projet mené à bien.

Exprime de la gratitude.Tout le monde apprécie les commentaires positifs de ses clients. Si le projet est livré comme prévu (ou mieux) et dans les délais, fais savoir à ton assistante virtuelle que tu reconnaîs et apprécies son travail bien fait.

Lorsque tu es prêt à investir dans la croissance et le succès de ton entreprise, tu es prêt à embaucher une assistante virtuelle et à commencer à déléguer !