4 tâches immobilières à confier à une assistante virtuelle

4 tâches immobilières à confier à une assistante virtuelle

La tendance post-pandémique vers le travail virtuel et hybride a présenté des défis intéressants pour les agents immobiliers et les courtiers, qui se sont traditionnellement appuyés sur les interactions en direct avec les clients et les visites de propriétés. Mais l’industrie s’est adaptée et a évolué. De nombreux aspects du travail sont désormais gérés virtuellement; même les visites à domicile sont plus souvent réalisées par le biais de visites virtuelles en ligne. 

Les assistantes virtuelles savent comment soutenir les équipes immobilières dans un environnement en ligne. Voici quatre tâches immobilières que tu peux confier à une assistante virtuelle :

Gestion immobilière

La gestion des tâches administratives peut être difficile si tu travailles de manière indépendante ou dans une petite équipe. Les assistantes virtuelles sont bien équipées pour gérer les tâches quotidiennes d’un professionnel de l’immobilier. La création et la publication de listes, la gestion de listes de clients, la production de documents de routine, la gestion des fournitures de bureau et la distribution de supports marketing ne sont que quelques-unes des tâches que les assistantes virtuelles peuvent prendre en charge.

Rechercher

Les assistantes virtuelles peuvent rechercher des propriétés, des propriétaires, des archives publiques et des noms légaux, et elles peuvent compiler des rapports sur les informations immobilières locales et nationales. 

assistante immobilier

Service client

La plupart des assistantes virtuelles sont expérimentés dans des rôles en contact direct avec les clients et comprennent la valeur de fournir un service cohérent et de haute qualité pour assurer le succès et la fidélisation des clients. Elles peuvent gérer les demandes téléphoniques des clients et d’autres agents immobiliers, coordonner l’accès à la propriété pour les fournisseurs de services, réserver et gérer les visites et les rendez-vous.

Création de contenu et gestion des réseaux sociaux

La production et la conservation d’un contenu de médias sociaux efficace et accrocheur peut avoir un impact considérable sur ton entreprise. Les assistantes virtuelles peuvent également gérer tes plateformes de marketing numérique et social pour t’aider à engager et à développer ta clientèle. 

La création de contenu original et la gestion des comptes de médias sociaux prennent du temps et nécessitent une expertise créative. 

Simplifie-toi la vie avec une assistante virtuelle

Simplifie-toi la vie avec une assistante virtuelle

Le monde est maintenant rempli d’entrepreneurs, partout où tu vas, il y a différentes entreprises, et s’il y a une chose dont ils ont peur, c’est d’embaucher une assistante virtuelle. Très souvent, les entrepreneurs pensaient que l’embauche d’un employé physique à temps plein était la seule option dont ils disposaient, mais le fait est que la plupart des relations professionnelles sont désormais virtuelles et presque toutes les transactions commerciales sont effectuées virtuellement par e-mail, skype, zoom et autres applications de communication.

Si tu arrives sur cette page, je sais déjà que tu envisages d’embaucher une assistante virtuelle et je te donne exactement ce dont tu as besoin ! Réaliser que tu as besoin d’aide n’est qu’un début.

As-tu déjà senti que tu étais chargé de trop de travail ? Tu réfléchis à des moyens de te simplifier la vie ? As-tu besoin de plus de temps avec ta famille? Alors, tu es au bon endroit au bon moment !

Maintenant, tu peux te demander pourquoi en ai-je besoin ? Pourquoi n’embaucherais-je pas simplement une employée à qui je pourrais parler face à face ? Permets-moi de te dire quelques avantages de l’embauche d’une assistante virtuelle et pourquoi tu devrais en embaucher une tout de suite.

Ne voudrais-tu pas faire l’expérience du luxe d’avoir une assistante virtuelle ? 

Voici quelques raisons pour lesquelles tu devrais embaucher une assistante virtuelle aujourd’hui.

Réduis le coût de ton entreprise

En ce qui concerne une entreprise, l’un des principaux objectifs est de réduire les coûts opérationnels. En ces temps de crise, il est difficile de réduire les coûts et de suivre la hausse des dépenses. Heureusement une assistante virtuelle peut t’aider. L’embauche d’une assistante virtuelle peut t’éviter de payer des impôts, d’allouer des espaces de bureau en location et des types d’équipements tels qu’un ordinateur et un fournisseur d’accès Internet, car elle travaille à domicile et est entièrement équipée avant de postuler.

Sais-tu ce qui est le mieux ? Si tu embauches une assistante virtuelle, tu paies moins cher qu’une employée à temps plein ! Tu as bien lu ! Les tarifs des assistantes virtuelles varient, cependant, leurs tarifs horaires dépendent de divers facteurs essentiels tels que l’expérience qu’elles ont, la charge de travail qu’elles font et la durée des projets que tu leur as assignés.

Augmente le niveau de ta productivité

Embaucher une assistante virtuelle, c’est comme faire d’une pierre deux coups. Comme je te l’ai dit, cela diminue les coûts de ton entreprise, mais cela augmente également le niveau de ta productivité, ce qui te permet d’obtenir plus de rentabilité.

Avoir une seule assistante virtuelle peut t’aider beaucoup car chacune d’elle est une professionnelle compétente dans plusieurs domaines et elle peut t’aider en effectuant de nombreuses tâches pendant que tu te concentres sur le cœur de ton entreprise.

embaucher une assistante pour être libre

Améliore l’efficacité en faisant plus de travail en moins de temps

Ton assistante virtuelle n’est pas ton employée mais plutôt ta partenaire dans la croissance de ton entreprise. Chaque assistante virtuelle est flexible et professionnelle ; c’est elle qui peut effectuer tes tâches répétitives quotidiennes ou hebdomadaires telles que répondre aux appels téléphoniques, gérer les e-mails, les réservations de voyage et d’hébergement, la saisie de données et bien d’autres choses. C’est faire ton travail en moins de temps, et puisque tu lui as confié celui-ci par tâches, elle le fait avec efficacité.

Atteinds l’équilibre et simplifie-toi la vie

C’est la chose la plus satisfaisante que tu éprouveras lors de l’embauche d’une assistante virtuelle. Tu peux avoir un équilibre dans la vie car elle peut t’offrir le bénéfice du temps. Tu peux désormais explorer le monde, être avec ta famille et faire fonctionner ton entreprise en même temps. Lorsque tu atteinds enfin l’équilibre dans la vie et que tu te concentres sur les choses qui comptent le plus, tu deviens plus productif. La vie n’est pas qu’une question de travail, si ta vie circule avec le travail et le paiement des factures, alors tu existes mais ne vies pas. 

Comment déléguer à une assistante virtuelle quand tu as besoin d’aide ?

Comment déléguer à une assistante virtuelle quand tu as besoin d’aide ?

La délégation est l’une des choses les plus difficiles qu’un entrepreneur doit apprendre à faire. Pour de nombreux chefs d’entreprise, il peut être très difficile de lâcher prise, surtout si tu as l’habitude de faire des choses pour toi-même, par toi-même.

C’est gratifiant de construire quelque chose pour soi à partir de zéro. Et, la satisfaction du succès du bricolage selon tes propres conditions est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses personnes démarrent leur propre entreprise en premier lieu. Mais pour qu’une entreprise se développe, il arrive un moment où tu dois considérer que la gestion quotidienne de ton entreprise ronge le temps qui pourrait être consacré aux ventes, aux clients ou aux heures facturables. Si tu te sens stressé ou débordé en essayant de tout faire par toi-même, il est temps d’envisager de déléguer à une assistante.

Déléguer ne signifie pas renoncer au contrôle de ton entreprise.

Lorsque tu externalises des tâches et des projets, tu peux avoir l’impression de perdre le contrôle de ton entreprise. Dans un sens, tu donnes un certain contrôle parce que tu comptes sur quelqu’un d’autre pour exécuter quelque chose de manière fiable pour toi. Mais avec le temps et avec la bonne assistante virtuelle comme partenaire, toute peur de perdre le contrôle sera atténuée. Lorsque tu travailles avec quelqu’un qui sait ce qu’il fait, quelqu’un qui peut constamment atteindre ou même dépasser tes propres résultats, déléguer deviendra un soulagement.

Déléguer te permet d’éliminer les tâches qui prennent du temps dans ton emploi du temps. Cela te permettra de te concentrer sur d’autres tâches plus importantes qui génèrent des revenus. Lorsque tu délègues, tupratiques les compétences nécessaires au succès global de l’entreprise : planification, organisation, communication et travail d’équipe. La plupart des entrepreneurs et des dirigeants qui réussissent te diront qu’apprendre à déléguer efficacement leur a permis d’atteindre de plus grands niveaux de réussite.

La délégation est l’art de travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Les avantages d’une délégation efficace

Une délégation efficace peut être bien plus qu’un simple déplacement des tâches administratives fastidieuses de ton assiette. Découvre les avantages d’obtenir de l’aide et de déléguer des tâches !

Les chefs d’entreprises, les entrepreneurs et les web-entrepreneurs occupés qui ont appris à déléguer à une assistante virtuelle bénéficient de toute une série d’avantages, notamment :

Augmentation du temps disponible pour travailler sur d’autres choses (ou ne pas travailler du tout, pour changer). En déléguant les tâches administratives à une assistante virtuelle, tu auras plus de temps disponible pour travailler sur les tâches axées sur les revenus telles que : faire des ventes ; établir des liens avec des clients existants, nouveaux et potentiels ; planifier ton prochain livre/produit/conférence/événement/vente, etc. Déléguer à une assistante virtuelle signifie plus de temps pour les choses qui sont importantes pour toi.

Diminution des niveaux de stress. Lorsque tu délègues des tâches répétitives, des projets pour lesquels tu n’es pas qualifié ou sur lesquels tu n’aimes pas travailler, ou d’autres éléments qui te tiennent trop occupé et surmené, tu réduis la quantité de stress dans ta vie. Ce faisant, tu constateras également que les congés et les vacances sont plus agréables car tu auras l’esprit tranquille. Déléguer à une assistante virtuelle te libère du cercle vicieux du stress et des inquiétudes vécu par de nombreux entrepreneurs qui essaient de tout faire par eux-mêmes.

Productivité accrue. Avec tout ce temps supplémentaire sans stress à ta disposition, tu en feras plus, tu te sentiras et seras plus créatif, et tu aborderas le travail que tu aimes faire avec un nouveau sens de l’engagement et de l’enthousiasme. Déléguer à une assistante signifie gagner en productivité au quotidien, et en termes d’objectifs commerciaux à long terme et futurs.

Efficacité accrue. Imagine ce que ce serait d’avoir une assistante virtuelle qui est ta partenaire dans ton engagement envers la croissance et le développement de ton entreprise. Même juste une heure par jour ! Combien de travail supplémentaire serait fait? Combien de tâches qui semblent ne jamais aboutir pourrais-tu retirer de ta liste de tâches ? Déléguer à une assistante virtuelle signifie une efficacité accrue dans tes opérations commerciales quotidiennes.

Tu crains peut-être que ton entreprise soit trop petite pour bénéficier de la délégation de tâches à une assistante virtuelle, ou que tu ne puisses pas trouver suffisamment de tâches pour occuper une assistante. Mais la réalité est que les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d’une délégation efficace.

Discutons des étapes clés d’une délégation efficace, y compris comment identifier ce qui doit être délégué et comment s’assurer que chaque tâche est gérée comme prévu.

avantages de la délégation

Détermine les tâches à déléguer

Déléguer est l’art de travailler plus intelligemment, pas plus dur , mais une délégation efficace est plus que d’assigner des tâches aléatoires ou de décharger des tâches en attente sur une assistante virtuelle.

Avant de pouvoir commencer à déléguer certains aspects de l’administration de ton entreprise, tu dois déterminer les tâches que tu confieras à ton assistante virtuelle. Lorsque tu commences à travailler avec une assistante, commence petit.

Prévois de déléguer des tâches qui libéreront un temps mesurable dans ton emploi du temps quotidien ou hebdomadaire. Les tâches de routine sont un point de départ idéal. Tu pourrais envisager de confier des tâches telles que la gestion des données des nouveaux clients, la tenue des registres des ventes ou les activités quotidiennes de gestion des réseaux sociaux.

Prévois de déléguer des tâches qui ne sont pas immédiatement urgentes. Bien sûr, délègue des tâches avec des délais, mais lorsque tu pratiques pour la première fois l’art de la délégation efficace, épargne-toi le souci d’un calendrier immédiatement crucial.

Prévois de déléguer des tâches qui ne t’obligent pas à donner accès aux informations, fichiers ou processus de l’entreprise que tu n’es pas encore à l’aise de partager. Le but de déléguer est d’atténuer le stress dans ta vie, pas d’en rajouter. Accorde-toi un laps de temps raisonnable pour te familiariser avec la délégation à ton assistante virtuelle. Cela te permettra de pratiquer l’art de déléguer sans trop mettre en jeu.

Au fur et à mesure que ta relation de travail avec ton assistante mûrit et que la confiance se développe, tu délègueras plus facilement des tâches sensibles plus importantes et opportunes. Ton assistante virtuelle en viendra à avoir une perspective précieuse de ton entreprise et sera en mesure de suggérer des tâches supplémentaires qu’elle pourrait réussir à enlever de ton assiette.

8 étapes pour gagner grâce à la délégation

En suivant ces étapes chaque fois que tu délègues un projet ou un nouvel ensemble de tâches, tu t’assures que tes demandes et la communication globale sont claires. Ces étapes t’aideront à éviter les malentendus, à te sentir en sécurité pour confier le travail à quelqu’un d’autre et à obtenir de meilleurs résultats finaux.

Voici les meilleurs conseils pour une délégation efficace.

Choisis la tâche. Sélectionne une tâche qui te libérera pour travailler sur d’autres choses plus importantes. Ou, choisis de déléguer quelque chose qui fournira une rampe de lancement pour un projet plus vaste et à long terme que tu as en tête mais que tu n’as pas trouvé le temps de réaliser toi-même.

Définis les résultats attendus. Naturellement, plus tu clarifies tes attentes, meilleur sera le résultat. Donne à ton assistante virtuelle plus qu’une simple tâche à accomplir, donne-lui des objectifs réalisables à atteindre.

Fournis une orientation. Dans la plupart des cas, une assistante virtuelle qui connaît ton entreprise ou ton secteur d’activité n’aura pas besoin de trop de directives. Cependant, tu voudras t’assurer de partager les informations spécifiques dont ton assistante aura besoin pour mener à bien le projet.

Invite aux suggestions. Après t’être assuré que ta demande et tes attentes sont claires, tu peux également demander des commentaires ou des suggestions sur la manière dont le projet pourrait être (mieux) exécuté, et toute autre contribution qu’elle pourrait avoir à offrir. N’oublie pas que ton assistante virtuelle est une experte à part entière et qu’elle aura ses propres opinions et processus précieux.

Détermine un laps de temps. Assure-toi de discuter du calendrier prévu de la tâche et de toutes les échéances cruciales. N’oublie pas que ton assistante virtuelle a probablement d’autres clients que toi ! Assure-toi que les délais d’exécution prévus sont réalistes pour tout les deux.

Résume. Une fois que toutes les informations ont été partagées et discutées, récapitulez brièvement ensemble ce qui sera fait, comment cela sera fait et quand cela sera fait. Cela aidera à découvrir toutes les questions restantes qui doivent être traitées.

C’est parti. Toutes mes félicitations! Tu viens de déléguer une tâche qui, autrement, allait grignoter ton emploi du temps et tu as créé plus de temps pour te concentrer sur autre chose. Maintenant, laisse ton assistante virtuelle passer à l’action.

Si tu as choisi une assistante virtuelle compétente et fourni des instructions et des attentes claires, tu peux désormais anticiper un projet mené à bien.

Exprime de la gratitude.Tout le monde apprécie les commentaires positifs de ses clients. Si le projet est livré comme prévu (ou mieux) et dans les délais, fais savoir à ton assistante virtuelle que tu reconnaîs et apprécies son travail bien fait.

Lorsque tu es prêt à investir dans la croissance et le succès de ton entreprise, tu es prêt à embaucher une assistante virtuelle et à commencer à déléguer !

17 conseils de gestion du temps efficaces pour entrepreneurs débordés

17 conseils de gestion du temps efficaces pour entrepreneurs débordés

À l’ère moderne, chaque entrepreneur doit faire face à des défis uniques. L’objectif de tout entrepreneur est de rechercher des opportunités lucratives. Tout en essayant d’atteindre l’objectif, n’importe qui peut avoir du mal à gérer son temps. Peu importe à quel point vous êtes intelligent, vous n’aurez pas plus de 24 heures par jour.

Vous êtes-vous déjà demandé comment certaines personnes semblent avoir assez de temps, tandis que d’autres n’en ont pas ?

Et bien, tout est question de compétences en gestion du temps.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est essentiellement une astuce avec laquelle vous ne laisserez pas le temps vous contrôler. Il comprend:

  • planifier et organiser
  • fixer des buts et des objectifs
  • délégation de responsabilités
  • fixer des délais
  • prioriser les activités selon leur importance
  • bonne répartition du temps à la bonne tâche

Pratiquer une bonne gestion du temps vous aide à mieux performer. Les choses deviendront plus faciles pour vous et vous bénéficierez en termes de –

  • amélioration de la productivité et de l’efficacité
  • une meilleure réputation professionnelle
  • moins de stress
  • possibilités accrues d’avancement
  • plus de chances d’atteindre le summum du succès

Cependant, cela ne se fait pas du jour au lendemain !

C’est un processus approfondi que vous devez apprendre au jour le jour.

En tant qu’entrepreneur, si vous voulez bien gérer votre temps, vous êtes au bon endroit.

Vous trouverez ici un guide complet qui vous montrera EXACTEMENT comment gérer efficacement votre temps pour votre entreprise.

1 – Ayez une approche positive

restez positif

Pouvez-vous rester positif même face à un défi de temps ?

Et bien, en tant qu’entrepreneur, vous pouvez rencontrer une charge de travail énorme chaque jour. Dans de telles situations, réfléchissez à la manière de gérer la pression au travail et procédez en conséquence.

Voici quelques trucs et astuces de gestion du temps qui peuvent intensifier votre approche –

  • Simplifiez votre façon de travailler et croyez en vous.
  • Concentrez-vous sur la prise de bonnes décisions.
  • Regardez le bon côté de vos  plans d’affaires .
  • Ne réfléchissez pas aux choses que vous ne pouvez pas contrôler.
  • Ne vous inquiétez pas d’échouer.
  • Trouvez une méthode qui vous convient.

Si vous êtes guidé par un objectif, vous trouverez sûrement les bonnes façons d’exécuter vos plans.

Personne ne peut être un Steve Jobs, Bill Gates ou Mark Zuckerberg du jour au lendemain. Ces hommes ont également fait face à plusieurs défis mais ne se sont jamais laissés intimider par ceux-ci. Prenez vos échecs comme les plus grandes leçons.

Plus vous restez positif, plus vous pouvez faire votre travail dans les délais impartis.

2 – Fixez-vous des objectifs

fixez-vous des objectifs

Peut-être que vous travaillez VRAIMENT dur…

Pourtant, il semble que tous les efforts soient vains !

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ?

Souvent, il reste un GRAND ÉCART entre ce que vous RÊVEZ et ce qui se passe dans la RÉALITÉ !

Relaxe ! il y a une solution pour vous…

L’ exercice initial de connaître les exigences est essentiel. Pour cela, vous devez vous fixer des objectifs réalistes pour la croissance de votre entreprise.

Le processus de définition des objectifs fournit un cadre dans lequel vous devez travailler. L’établissement d’objectifs est le meilleur moyen de transformer de nobles résolutions en résultats réalisables.

L’exercice initial de savoir exactement ce que vous voulez est essentiel. Vous devez élaborer un plan pour atteindre vos objectifs. Chaque objectif doit être défini par les critères suivants :

S  – Spécifique

M  – Mesurable

A  – Atteignable

R  – Réaliste

T  – En temps opportun

Définissez vos objectifs de manière à ce que les progrès puissent être mesurés périodiquement. Pour cela, il est important d’avoir des objectifs à long terme et à court terme. Le diviser en petits morceaux vous aide à suivre facilement les progrès.

3 – Soyez organisé

soyez organisé

« La créativité se nourrit du chaos ! »

Lorsque vous avez trop de plans concernant votre entreprise, ceux-ci peuvent souvent être encombrés.

Restez calme et demandez-vous –

  • Est-ce que je garde les documents importants au bon endroit ?
  • Mes informations de contact importantes sont-elles stockées au même endroit ?
  • Est-ce que je trie périodiquement les affaires nécessaires ?
  • Quels sont mes objectifs hebdomadaires ?
  • Comment ceux-ci peuvent-ils être utiles à long terme?

Si vous organisez tout systématiquement, les choses seront faciles pour vous. Et le moment venu, tout sera facilement disponible à votre portée. Cela peut économiser considérablement votre temps précieux.

Cependant, être organisé n’est pas un effort ponctuel. Vous devez revoir vos plans fréquemment et voir ce qui reste à faire.

Et une fois que cela deviendra une habitude, les choses se feront en douceur. Ainsi, vous pourrez profiter des avantages d’être organisé.

4 – Programmez tout !

programmez tout

Vous voulez être plus fonctionnel et faire plus de choses ?

Arrêtez de jongler avec toutes les balles en l’air à la fois !

CAPTUREZ vos idées sur papier… toutes !

La planification est la façon dont vous décidez quand ces plans seront matérialisés. Prévoyez un moment précis de la journée pour travailler sur des choses spécifiques. Cette stratégie vous empêchera de faire un pas « à moitié fait ». Finalement, tout ce qui était prévu pour ce jour-là sera fait.

Pour réduire votre charge cognitive, la planification peut –

  • vous rappeler tout ce qui doit être accompli
  • fournir régulièrement des idées sur la liste des tâches
  • gérer le calendrier professionnel
  • informer des appels téléphoniques, des réunions et des événements importants

De plus, vous pouvez utiliser diverses applications telles que Google Calendar, qui peuvent vous aider numériquement.

Avec ceux-ci, vous pouvez utiliser votre temps pour réfléchir, sans vous souvenir !

5 – Priorisez vos tâches

priorisez vos tâches

Ok, disons que vous avez une liste de choses à faire maintenant…

Ça a l’air d’être cool !

Mais la charge de travail d’un entrepreneur est énorme.

Et s’il devient trop lourd pour être manipulé correctement ?

Ne vous stressez pas pour savoir comment vous en sortir.

Connaissez vos besoins personnels et professionnels et planifiez en conséquence. La priorité est la clé pour rester concentré.

Lorsque vous atteignez la clarté de vos objectifs, il est beaucoup plus simple de choisir les choses en fonction de leur priorité.

Posez-vous la question : « Est-ce que cela me rapproche de mes objectifs ? »

Si la réponse est « Non », vous savez que vous pouvez reporter cette tâche à plus tard.

6 – Concentrez-vous sur la tâche à accomplir

concentrez-vous sur la tâche à accomplir

L’idée du multitâche peut sembler séduisante. Nous nous émerveillons souvent de la personne qui est adepte du multitâche.

Cependant, ce faisant, il y a plus de chances que vous finissiez par faire une gaffe.

Pour cela, il vaut mieux –

  • allouer du temps séparément pour chaque tâche
  • éviter de basculer entre plusieurs tâches
  • commencer une nouvelle tâche après avoir accompli celle en cours
  • configurer des limites individuelles

Une fois que vous savez ce qui compte le plus, vous pouvez vous concentrer sur sa réalisation. Créez un « mantra de focalisation » et associez vos initiatives de gestion du temps à une focalisation de type laser.

Grâce à ces conseils efficaces de gestion du temps, vous êtes assuré d’exécuter les tâches avec plus de précision et de tout effectuer dans les délais spécifiés.

7 – Déléguez aux Experts

déléguez à des experts

Avant d’ajouter une tâche à votre propre emploi du temps, posez-vous la question : « Ai-je besoin de l’effectuer moi-même ? »

Si la réponse est  « NON »,  n’hésitez pas à le déléguer .

Lorsqu’il s’agit d’utiliser votre temps et votre énergie, vous devez apprendre l’art de déléguer.

Une assistante compétente peut vous aider à–

  • activités de routine
  • organisation des dossiers commerciaux
  • passer des appels professionnels
  • facturation
  • rédaction de messages
  • prise de rendez-vous

Si vous avez les bonnes personnes qui travaillent avec vous, vous n’avez rien à craindre. Cette personne peut être le plus grand booster de productivité et réducteur de stress pour vous.

8 – Effectuez un audit de temps

effectuer un audit de temps

Lorsque vous êtes très occupé, chaque minute de libre compte !

Vous pensez peut-être que tout est fait dans les délais impartis, mais il est important de documenter comment il est réellement utilisé.

Trop souvent, les chefs d’entreprise font tourner leurs roues au hasard et finissent par perdre leur temps précieux sans aucun résultat positif.

Soyez-en conscient!

Un audit du temps peut donner une meilleure idée de la façon de gérer efficacement votre temps pour chaque tâche. Bien qu’il ait le terme « audit » dans son nom, ce n’est pas si difficile que cela puisse paraître.

Et si nécessaire, utilisez un logiciel de suivi du temps pour mieux comprendre comment et où vous pouvez modifier vos procédures de travail.

Il vous permet de rationaliser votre processus en mettant la lumière sur la consommation de temps. Faites des audits du temps une partie intégrante de votre approche de la gestion du temps.

9 – Analysez les processus de plus près

analyser les processus

Examinez les processus à fond. Cela vous fournira les informations supplémentaires nécessaires à la croissance de l’entreprise.

Pensez à ceux-ci –

  • Mes stratégies commerciales sont-elles suffisamment créatives ?
  • Ai-je accès au capital dont j’aurai besoin pour réussir ?
  • Y a-t-il des failles dans ma stratégie marketing ?
  • Comment puis-je prendre l’avantage sur mes concurrents ?
  • Est-ce le bon moment pour développer mon activité ?
  • Quelle structure conviendrait le mieux à mon entreprise ?
  • De quoi ai-je besoin pour commencer à faire, continuer à faire et arrêter de faire ?

Par la suite, développez un processus bien pensé pour affiner vos stratégies. En outre, vous pouvez également documenter les meilleurs résultats à des fins futures.

Les entrepreneurs doivent constamment rassembler les connaissances des personnes qui les ont précédés. Ils doivent acquérir des compétences dans les domaines du marketing, du design et de la technologie.

En un mot, examinez de près les différentes étapes de votre entonnoir marketing et exécutez des tests pour comprendre comment vous pouvez vous développer plus rapidement que quiconque.

10 – Faites face à des tâches difficiles à votre apogée

commencer par les tâches les plus dures

C’est bien de faire le plus dur en premier.

Lorsque nous reportons les tâches difficiles, nous sommes souvent stressés à leur sujet et continuons à les reporter.

Vous vous inquiétez de la façon dont vous pourriez devenir frustré, en colère ou démotivé. Reconnaître ces sentiments est la première étape pour développer votre force émotionnelle.

Si vous effectuez la tâche la plus difficile à votre apogée, vous pouvez engager votre esprit au maximum.

Une fois que vous aurez commencé, les choses se résoudront progressivement au fil du temps. Au besoin, divisez la tâche en plusieurs parties. Ainsi, cela semblera possible et réellement agréable à faire.

11 – Reconnectez-vous avec votre « Pourquoi »

se reconnecter à son pourquoi

Souvent, vous avez tendance à baisser la tête et à vous concentrer avec trop d’intensité. Vous oubliez tout ce qui se passe autour de vous. Et à la fin, vous vous retrouvez loin des sentiers battus.

Lorsqu’un projet d’entreprise est en cours, il serait terrible de ne pas savoir comment gérer le temps.

Ne vous emmêlez pas !

Dans ces moments-là, renouez avec votre « pourquoi ».

Les chefs d’entreprise qui réussissent revisitent les idées de base – la raison fondamentale derrière laquelle ils font et ce qu’ils font. Cela peut vous aider à rester sur la bonne voie sur le long terme.

Ainsi, lorsque vous vous demandez si une certaine tâche vaut votre temps, demandez-vous si cela correspond à votre pourquoi.

12 – Prenez de meilleures décisions initiales

prenez les meilleures décisions

Si vous pensez aux meilleurs conseils de gestion du temps, l’un des aspects les plus importants est de prendre de meilleures décisions initiales.

Lorsque vous commencez un travail, il ne prend pas de l’ampleur instantanément. Et c’est pourquoi c’est le meilleur moment pour profiter de l’avantage tactique.

Pour cela, vous devez avoir une bonne compréhension de l’ensemble du processus. En plus de cela, vous pouvez également utiliser les leçons apprises précédemment pour une improvisation plus intelligente.

Si vous pouvez réduire la folie de vos décisions initiales, vous pourrez gagner plus de temps plus tard.

13 – Commencez tôt

commencer tôt

« L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. 

Ce n’est pas qu’un dicton !

Selon les experts, la plupart des gens restent à leur niveau de performance optimal le matin. Des études ont montré que ceux qui se réveillent tôt deviennent plus productifs.

Commencez votre journée plus tôt que tout le monde. En vous réveillant avant le reste du monde, vous disposez de plus de temps pour planifier votre journée à l’avance.

Prenez une longueur d’avance sur certaines tâches qui peuvent vous surprendre.

14 – Réduisez les distractions

éviter les distractions

Les entrepreneurs sont naturellement des gens ambitieux. Ils essaient de profiter au maximum de leur journée. Mais ce sont aussi des êtres humains et peuvent être distraits involontairement.

Alors, comment pouvez-vous éliminer les distractions et booster votre concentration ? Essayez ce qui suit :

  • Choisissez un moment pour la méditation
  • Gérer le temps pour faire de l’exercice
  • Évitez les présences inutiles sur les réseaux sociaux
  • Gardez le téléphone à distance pendant les travaux importants

En plus de faire cela, vous devez également être conscient du stress excessif. Sans une bonne gestion du stress, vous pouvez perdre votre concentration et être distrait.

Les personnes qui réussissent savent comment faire face à la charge de travail. Lorsque la pression est forte, ils mettent du temps à reprendre le contrôle de tout.

Prenez le contrôle de votre capacité à vous concentrer et à bien travailler. Ne laissez pas les distractions dicter votre journée.

15 – Éliminez le non-essentiel

éliminer le non essentiel

Utilisez la  règle des 80/20  – concentrez-vous sur le peu de choses qui généreront les résultats les plus significatifs. En tant qu’entrepreneur  essayez de comprendre les attributs des 20 % de vos clients qui constituent la majorité de vos revenus.

Se laisser entraîner dans le non-essentiel provoque l’échec. Gagnez du temps en éliminant les activités moins importantes. Essayez d’être constructif sans être trop occupé.

Assurez-vous que toutes vos communications sont précises et concises. Avant de programmer une réunion, réfléchissez-y à deux fois pour savoir si c’est vraiment pertinent.

16 – Prenez le temps de faire une pause et de réfléchir

prendre le temps de faire une pause

En tant qu’entrepreneur, vous avez tendance à passer rapidement d’une chose à l’autre, sans même une pause pour reprendre votre souffle.

Mais vous avez besoin de temps libre pour réfléchir aux bonnes façons de faire les choses.

La clé est d’être productif – cela demande de la prévoyance et de la planification.

Pour cela, intégrez du temps non structuré à votre emploi du temps hebdomadaire. Pendant cette période, ne faites rien d’autre que d’apprendre, d’explorer et de réfléchir.

Cela peut également aider à maximiser la bande passante de votre cerveau, c’est-à-dire à désencombrer votre cerveau.

17 – Tout est une question de gestion de l’esprit

mindset

Donc, vous avez suivi plusieurs trucs et astuces de gestion du temps jusqu’à présent…

Arrêtez de penser à ça comme de la « gestion du temps »… !

La gestion du temps est une question de gestion de l’esprit. Une fois que vous commencez à prendre les choses en main, tout semble facile à faire.

Dans la plupart des cas, ce n’est pas le temps qu’il faut mieux gérer, c’est nous.

Si vous êtes passionné par votre travail et aimez relever des défis, vous allez trouver une voie à suivre…

N’est-ce pas?

Les choses deviennent intéressantes lorsque vous commencez à regarder tout sur votre liste de tâches comme une série de choix. Et finalement, vous vous rendrez compte que le potentiel était en vous tout au long du chemin.

En tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez acheter ou emprunter du temps à personne.

Alors, quel est le résultat ?

La clé est d’avoir la capacité d’organiser le flux de travail et de gérer le temps en conséquence. Avec les conseils de gestion du temps mentionnés ci-dessus pour les entrepreneurs  vous êtes prêt à atteindre vos objectifs !

Contactez-moi

Soyez le cerveau de votre business.

Il vaut mieux déléguer la technique afin de se recentrer sur son expertise.

Vous pouvez me contacter afin de discuter de vos projets et nous verrons ensemble comment je peux vous faire gagner un temps précieux.

Comment déléguer efficacement avec des fiches process ?

Comment déléguer efficacement avec des fiches process ?

Déléguer avec des fiches process est un procédé très utile.

En tant qu’assistante web, il est important de comprendre comment son client travaille

Les entrepreneurs du web, les travailleurs indépendants, les coachs, les infopreneurs, les e-commerçants, qui souhaitent déléguer, ont tous la motivation de gagner en productivité. 

Ces chefs d’entreprise ont tous une liste de tâches et de procédures qu’ils ont mis en place par eux-mêmes et qu’ils connaissent pour leur propre usage. 

Mais quand vient le temps de déléguer certaines tâches à un collaborateur, il n’est pas toujours aisé d’expliquer exactement ses méthodes de travail et comment procéder à sa nouvelle recrue si rien n’est couché sur le papier. 

Afin de faciliter la collaboration et la simplifier, il faut donc établir des fiches de process pour clarifier tous les points importants, les ordonner, et ne pas en oublier. 

Quels sont les avantages à établir des fiches de process pour déléguer ?

En établissant des fiches de process, on optimise ainsi la collaboration avec son assistante web.

Pour ainsi dire, on pose un cadre.

On gagne en efficacité et en rapidité

On gère ses projets avec une meilleure organisation

Lorsque vous déléguez des missions ponctuelles à une assistante web, vous devez fournir de la documentation de formation afin de standardiser vos pratiques

Le travail de l’assistante s’en trouve simplifié et efficace. 

Plus les tâches sont détaillées et plus elles sont claires et faciles à mettre en place et à effectuer.

Une procédure de travail doit être décryptée étape par étape

C’est un tutoriel des procédés de l’entreprise en quelque sorte, un guide de travail.

Comment procéder pour établir une fiche de process ?

Il est tout à fait possible de rédiger des fiches de procédure pour chaque tâche que vous souhaitez déléguer. 

Je vous offre ici un modèle gratuit au format PDF.

Modèle de fiche de process

Télécharger gratuitement

Vous pouvez aussi vous servir du mindmapping qui est un excellent outil de brainstorming.

Je vous conseille dans ce cas le logiciel gratuit Creately.

Vous pourrez ainsi mieux visualiser vos process.

Cet outil vous permet de planifier, analyser, réfléchir visuellement.

Il vous suffit ensuite de ranger vos procédures dans des fichiers sur votre Google Drive et lorsque le temps est venu de passer à la délégation, vous n’avez plus qu’à partager le fichier à votre assistante web.

Vous faciliterez ainsi votre collaboration, gagnerez en temps et serez d’une efficacité redoutable pour travailler en équipe avec votre assistante.

Un processus de collaboration bien organisé et travaillé en amont permet un meilleur échange et enlève beaucoup de freins.

Contactez-moi

Soyez le cerveau de votre business.

Il vaut mieux déléguer la technique afin de se recentrer sur son expertise.

Vous pouvez me contacter afin de discuter de vos projets et nous verrons ensemble comment je peux vous faire gagner un temps précieux.

L’outil anti-procrastination : Focus To-Do

L’outil anti-procrastination : Focus To-Do

Aujourd’hui je vais te parler d’un petit outil anti-procrastination que je viens de découvrir et que j’adore vraiment: Focus To-Do

Comme tu le sais, je suis assistante web , j’aide les entrepreneurs débordés et je travaille donc essentiellement sur internet.

Et comme tous ceux qui travaillent sur un ordinateur connecté à la toile, il est vite fait de se faire divertir par une notification, un message, les bruits du voisinage, ou toutes autres choses.

Sans parler du smartphone qui joue aussi l’élément perturbateur et à ce jeu là il est même plutôt très fort.

Bref, on s’éparpille vite et au final, on dévie de l’objectif qu’on s’était promis de tenir. 

Alors on a tous essayé beaucoup de choses. On a tous cherché LA bonne méthode pour améliorer sa productivité.

Mais souvent, moi, il me manquait un petit quelque chose.

Et j’ai enfin trouvé l’outil complètement complet qui me motive, me fait gagner en organisation et me fait avancer avec régularité.

Il se base sur le principe du Pomodoro. Tu connais cette méthode ?

La méthode Pomodoro anti-procrastination

C’est en fouinant sur la toile ( au lieu de faire ce que j’avais décidé de faire bien sûr…) que j’ai découvert cette merveilleuse méthode qui est l’allié ultime de ta concentration

Le principe: rester vraiment concentré sur une seule tâche bien définie pendant un temps imparti !

Car c’est bien connu, à faire 36 choses à la fois, on finit par se perdre.

Avec cette méthode, tu ne peux plus t’ éparpiller et tu te disciplines.

Et lorsque tu es discipliné, tu avances mieux.

Elémentaire mon cher Watson! 

Alors comment fonctionne la méthode Pomodoro ?

C’est tout simple ! Tu définis une liste de tâches à effectuer dans ta journée.

Par exemple, écrire un article de blog, faire les mises à jour de ton site web, contacter un client, répondre à un email,…

Lorsqu’on est web-entrepreneur, ce ne sont pas les tâches rébarbatives qui manquent!

Et parfois ( si si, on le fait tous), on reporte à plus tard parce qu’on n’aime pas faire telle ou telle tâche, ou alors on est vite diverti par autre chose de plus intéressant à nos yeux ( si si avoue tu le fais aussi ). 

La méthode Pomodoro te permet de gérer ton temps efficacement et d’augmenter ta productivité et ton organisation.

Comment procéder ?

Tu commences ta journée en établissant une liste de tâches précises que tu souhaites effectuer.

Le principe est tout simple: tu coupes ton smartphone, tu fais vraiment focus et lorsque tu commences une première tâche, tu lances un petit chrono de 25 min sur l’outil.

Pendant ces 25 min, tu vas vraiment te concentrer sur la tâche que tu as défini.

Tu peux même mettre des bruits blancs en fond sonore pour améliorer encore plus ta concentration ( oui ça fonctionne, tente tu vas voir ).

Au bout des 25 min, une petite sonnerie retentit et tu fais une petite pause de 5 min ( c’est le moment de faire chauffer le café et d’aller faire pipi !).

Tu enchaines comme cela 4 sessions de 25 min avec toujours une petite pause de 5 min entre chaque session.

Tu peux même créer des sous-tâches, ce n’est pas un problème.

Au bout de 4 sessions tu t’accordes une pause plus longue de 30 min.

méthode pomodoro

Les avantages de cette méthode de travail

Tu peux ainsi souffler, prendre l’air, faire ta vaisselle, ce que tu as envie.

Et après cette plus grande pause, tu reprends et tu enchaines sur une autre session de 25 min, etc…

As-tu maintenant compris le principe?

Tu gères toi-même ta liste de choses à faire.

Puis tu te programmes autant de sessions que tu le souhaites.

C’est toi qui décides ton programme.

Cette méthode te permet de te discipliner et de fixer tes objectifs.

Elle te permet surtout de faire des pauses régulières et donc d’être plus concentré et efficace.

Tu rythmes ainsi ta journée. 

Améliore ta productivité avec l’outil anti-procrastination Focus To Do

Utilisant le principe de la méthode Pomodoro et très simple à utiliser, l’outil anti-procrastination Focus To-Do de Pomotodo regroupe à lui seul un timer et un organiseur de tâches.

Pour moi, assistante web auprès des entrepreneurs, il me permet d’évaluer et de notifier le temps que je passe à réaliser certaines tâches tout en programmant ma journée.

C’est simple, je ne peux plus m’en passer.

Avant de découvrir cet outil j’avais pour habitude de travailler plusieurs heures d’affilée sans jamais m’arrêter et je m’éparpillais souvent au bout de quelques heures par perte de concentration.

J’aime sa simplicité, son efficacité et sa praticité.

Tu créés ta liste de tâches, tu l’organises et tu la planifies

Il te suffit de créer un projet, et ensuite de lister tes tâches précises.

Tu as une vue exacte de tes projets grâce aux statistiques qui t’ offrent des schémas avec vues quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Ainsi tu peux régler les temps de pause et le temps des sessions dans les paramètres.

Et puis tu peux aussi régler le nombre de sessions avant la grande pause.

Tout est paramétrable.

Totalement gratuit, tu peux aussi opter pour la formule premium, vraiment abordable à tous les budgets, qui te permet de synchroniser sur tous tes appareils, sauvegarder tes données dans le cloud, définir tes rapports de statistiques, programmer un nombre de projets illimités, la répétition des tâches, le rappel des tâches, accéder à plus de bruits blancs et de sonneries,…

Cet outil est disponible pour iOS, Mac, Windows, Android et même les montres connectées.

L’ extension chrome est super pratique. 

Conclusion

En conclusion, tu l’as bien compris, si tu as tendance à vite t’ éparpiller, que tu veux dire adieu à la procrastination ou que tu veux mieux organiser tes journées, Focus To-Do est vraiment le petit outil anti-procrastination qui fera la différence.

D’une grande simplicité et avec une ergonomie bien pensée, il deviendra ton meilleur allié.

Rempli de fonctionnalités super sympas et bien utiles, il est parfaitement complet.

Pour ma part, j’ai déjà essayé d’autres outils, cependant c’ est vraiment celui que je trouve le plus plaisant et pratique.

Si tu décides de ne plus perdre de temps et d’ajouter de la valeur à tes journées tout en concentrant ton attention sur l’essentiel, tu seras ravi de découvrir cet outil.

En version gratuite ou premium vraiment très abordable, il fait le job.

Alors tu attends quoi pour essayer cet outil anti-procrastination ?