10 façons d’avoir une top collaboration avec votre assistante virtuelle

par | Déléguer

Les assistantes virtuelles sont recherchées de nos jours pour leur polyvalence – c’est la réalité de l’époque contemporaine. Les grandes sociétés y ont recours, tout comme les petites entreprises. Et elles sont particulièrement populaires auprès des start-ups et des solopreneurs.

Si vous n’avez pas encore d’assistantes virtuelles, il y a de fortes chances que vous fassiez appel à ses services à l’avenir. Peu importe que vous travailliez sur un projet passionnel, que vous vous efforciez de rédiger ce livre ou que vous construisiez le prochain Apple dans votre garage, les assistantes virtuelles feront probablement partie de votre avenir.

Et l’un des défis auxquels vous serez probablement confronté le moment venu, ou auxquels vous êtes probablement confronté aujourd’hui si vous collaborez avec une assistante indépendante, est de maintenir une collaboration au top.

Les conseils suivants ne sont spécifiques à aucun secteur d’activité et la plupart d’entre eux ne coûtent rien ou très peu :

Parlez avec votre assistante

La première règle est toujours un flux de communication régulier. Vous pouvez organiser une “session stratégique” hebdomadaire ou à un moment convenu avec votre assistante, au cours de laquelle vous discutez du travail et partagez quelques mots inspirants avec elle.

Cela ne fera pas qu’encourager le zèle professionnel, mais permettra également de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, ce qui vous aidera également à suivre le travail !

Utilisez les appels “vidéo” avec votre assistante virtuelle

Utilisez les appels vidéo avec votre assistante

Communiquer par voie numérique augmente les risques de malentendus, ce qui peut souvent conduire à la frustration. Utilisez les appels vidéo pour éviter de tels problèmes et vous assurer que votre assistante virtuelle a bien compris sa mission.

Votre énergie positive en tant que leader peut être rayonnée davantage dans un appel vidéo que dans un appel téléphonique normal. 

Partagez la vision globale de votre entreprise avec votre assistante virtuelle

Partagez la vision globale de votre entreprise

Donnez à votre assistante virtuelle un aperçu de vos buts et objectifs généraux. Cela garantit un sentiment d’appartenance pendant qu’elle travaille sur vos projets.

En lui présentant une vue d’ensemble, vous l’aidez à comprendre comment son travail contribuera à quelque chose de beaucoup plus grand. Cela suscite une motivation constante.

Appréciez les contributions de votre assistante virtuelle

Appréciez les contributions de votre assistante

Vous avez peut-être engagé une assistante virtuelle pour accomplir facilement vos tâches banales, mais demandez-lui de partager ses idées simultanément.

Cet exercice positif de recherche d’idées peut lui permettre de se sentir plus autonomes et peut vous donner des idées nouvelles – qui peuvent être bénéfiques pour votre entreprise !

Soyez reconnaissant avec votre assistante virtuelle

Soyez reconnaissant avec votre assistante

Parfois, les projets prennent plus de temps que prévu et votre assistante virtuelle ne ménage pas ses efforts pour tout accomplir avec le même dévouement.

Dans ce cas, montrez-lui que vous appréciez ce qu’elle réalise et à quel point vous appréciez son temps.

Cela lui donne non seulement le sentiment d’être utile, mais cela lui donne aussi une raison de continuer à faire du bon travail.

Aidez votre assistante à se ressourcer

Aidez votre assistante à se ressourcer

Évitez de ne parler que du travail !

Lorsque vous ne travaillez pas dans un environnement physique, vous êtes confronté à de nombreuses complications numériques qui ne laissent pas toujours à votre assistante à distance la possibilité de se ressourcer.

Il existe de nombreuses façons d’aider votre assistante virtuelle à se socialiser et à se revitaliser à distance. Vous pouvez créer des événements en ligne tels que des “happy hour”  décontractés pour vous assurer que votre assistante puisse souffler un peu de son travail monotone et s’amuser avec vous autour d’un apéro virtuel par exemple.

Cela renforcera votre complicité et votre collaboration.

Reconnaissez les réalisations de votre assistante virtuelle

Reconnaissez les réalisation de votre assistante

“Bravo, tu t’es surpassée dans le dernier projet”.

De tels éloges peuvent remonter le moral de votre VA et la pousser à travailler plus dur – lorsqu’elle sent que son travail est reconnu. Un peu de reconnaissance pour un travail bien fait l’ encouragera.

Donnez du feedback à votre assistante web

Donnez du feedback à votre assistante

Un feedback constructif, non seulement positif mais aussi optimal, à la fin de chaque tâche peut être bénéfique pour l’entreprise.

Il n’y a pas besoin de faire d’effort pour donner à votre assistante virtuelle un véritable retour d’information, qui pourra être utilisé et appliqué à l’avenir pour continuer à fournir un travail exceptionnel et sans erreur.

Offrez des opportunités de leadership à votre assistante

Donnez du leadership à votre assistante

Quelle que soit la nature d’une tâche, l’un des tournants importants de la motivation est lorsqu’un collaborateur se voit offrir un rôle de leader.

Après un certain temps, demandez à votre assistante virtuelle de s’occuper de l’ensemble du projet plutôt que d’une seule partie. Cela contribuera à sa croissance générale et à sa confiance.

Equipez votre assistante virtuelle d’outils

Fournissez des outils à votre assistante

Lorsque vous fournissez à votre assistante virtuelle tous les outils dont elle a besoin pour accomplir son travail, sa productivité augmente.

Qu’il s’agisse d’un logiciel de conception ou d’un outil de mots-clés en ligne, le fait de fournir à votre assistante virtuelle toutes ces ressources facilite la transition de l’ensemble du processus – ce qui garantit une exécution plus rapide !

Commencez dès aujourd’hui ; encouragez votre assistante virtuelle !

Avoir une assistante virtuelle travailleuse et dévouée est un joyau pour votre entreprise. Et le succès global de votre organisation dépend de la façon dont vous maintenez une relation harmonieuse avec elle.

Sans aucun doute, il est important de garder votre assistante virtuelle motivée, afin d’obtenir d’elle des résultats impeccables. Alors, mettez en pratique ces idées de motivation dès aujourd’hui, et regardez comment elles inspirent votre assistante virtuelle, mais aussi comment elles suscitent la confiance et la loyauté !

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